¿CÓMO PODEMOS AUMENTAR NUESTRA PRODUCTIVIDAD TELETRABAJANDO?

Las medidas cada vez más restrictivas que se están tomando en todo el mundo para contener el Covid-19 obligan a aprender a trabajar desde casa. A los retos propios de esta modalidad, se suma la imposición de quedarse en casa y la carga de información que nos llega desde fuera.

 

Las medidas para tratar de contener el Covid-19 son cada día más drásticas. Tras España, el Gobierno venezolano anunció «cuarentena total»; en Argentina se eximirá de asistir al trabajo a los empleados públicos y privados de sectores no esenciales, mientras que Ecuador declaró el estado de excepción y decretó el toque de queda, medida que también se comenzó a aplicar en algunos departamentos de Colombia. En Chile, al menos diez de las grandes empresas del país están privilegiando el teletrabajo.

No solo se están cerrando las fronteras entre los países; también se está incentivando –y en algunos casos obligando– a que la gente se quede en su casa. En este escenario, el teletrabajo o trabajo a distancia está pasando de ser la excepción para convertirse en la norma.

Si bien existen diversos estudios que muestran que esta modalidad puede aumentar la productividad y la satisfacción de los trabajadores, también está comprobado que no funciona para todos. De hecho, lo recomendable es que los trabajadores tengan la opción de elegir si quieren trabajar en la oficina o fuera de ella. Este es uno de los problemas que plantea la situación actual: no podemos elegir.En Euraslog, hemos querido compartir este artículo que publica el portal France24, haciendo alusión a una serie de medidas que persiguen el objetivo de incrementar la productividad teletrabajando.

 

Adaptar el espacio y hacer uso de las herramientas tecnológicas: claves para la productividad

El trabajo a distancia impuesto, la cuarentena y, en muchos casos, tener a los hijos también en casa, son algunos de los retos que todos debemos enfrentar en tiempos del coronavirus. Sucedió en China, se vive con fuerza en Europa y se está comenzando a experimentar en América.

Mientras algunas de las grandes empresas ofrecen facilidades a sus empleados, entre las que se pueden encontrar ayudas económicas (pago del internet, herramientas tecnológicas) e instructivos para guiar el proceso, la mayoría de los empleados (y trabajadores independientes), se enfrentan al trabajo en casa sin manual de instrucciones. Por eso, en France 24 le damos algunos consejos básicos para sacar el mayor provecho posible del teletrabajo:

Seguir una rutina

Una de las mayores dificultades de trabajar desde casa es la sensación de estar en vacaciones, en un día libre o de licencia por alguna enfermedad. Si bien es el Covid-19 el responsable de nuestro confinamiento actual, las cuarentenas son en su mayoría preventivas. No estamos confinados por estar enfermos, sino para no enfermar. Y, por supuesto, tampoco estamos de vacaciones. Así que es necesario ser muy estricto con el horario. Es aconsejable realizar alguna actividad antes de sentarse a trabajar, bañarse y vestirse como si fuera a la oficina y cumplir un horario.

Ya que no hay nadie que «vigile», para algunos puede ser difícil manejar el tiempo y no caer en distracciones. Por eso, existen diversas técnicas para administrar el tiempo y aumentar la productividad, entre ellas la técnica Pomodoro.

 

Adecuar el espacio

Otra clave es adecuar nuestra «oficina» en casa. Un lugar que no sea donde dormimos o comemos, sino que esté específicamente dispuesto para trabajar. Es recomendable que tenga luz natural y plantas; también que esté apartado del ruido y se encuentre en orden. Además, la silla debe ser lo más ergonómica posible.

Moverse

Las pausas y los cambios de ritmo son vitales para ser eficiente y a la vez conservar una buena salud. En los casos en que las personas viven solas, la ausencia total de distracciones puede aumentar la productividad, pero también llevarnos a forzar la vista, dañar la postura o darle demasiado trabajo a nuestras manos y brazos.

En esos casos, es recomendable usar técnicas que usan alarmas, como la que mencionamos antes, para recordarnos que no podemos trabajar todo un día sin levantar la vista.

Planear

En algunos casos, trabajar desde casa puede ser más exigente que ir a una oficina. Conlleva la responsabilidad de manejar su propio tiempo y seguir cumpliendo con las tareas asignadas. Por eso, es recomendable hacer un plan detallado del día desde la noche anterior.

Aprovechar la tecnología

Según le dijo a France 24 Wilson Vega, periodista colombiano especialista en tecnología, hay tres aspectos a considerar: la necesidad de comunicación, la necesidad de compartir espacios de trabajo y/o documentos, y el flujo de trabajo.

En el primer aspecto, señala que existen herramientas tales como Skype, Skype empresarial, Zoom o Google Hangout, que ahora existe como Hangouts Meet. «Lo interesante es que la mayoría de estas aplicaciones tienen servicios pagos o de suscripción, pero las versiones gratuitas le bastan a la mayoría de los usuarios». También vale destacar Jitsi, una aplicación de videoconferencia totalmente gratuita.

 

En cuanto a la necesidad de compartir documentos o espacios de trabajo, Vega considera que el ecosistema de Google puede ser óptimo, ya que es el más abierto. Finalmente, respecto al flujo de trabajo, señala que esta puede ser una buena época para comenzar a mirar aplicaciones como Slack o Trello, «a las que muchas personas se han resistido, pero que en estos momentos ofrecen la posibilidad de coordinar desde una misa pantalla a los equipos de trabajo, así no estén todos en la misma oficina».

Mantenerse cuerdo para poder trabajar; evitar la sobrecarga de información y activar la imaginación

Si para algunos es difícil trabajar desde casa en una situación «normal», para todos es complicado hacerlo en medio de una emergencia como la actual. No solo por la obligación de permanecer confinados, sino por estar recibiendo toneladas de información a través de los medios de comunicación y redes sociales.

Para quienes viven solos, la falta de interacción social puede convertirse en una gran amenaza; y para quienes viven con sus familias, el estar todos juntos tanto tiempo sin llevar a cabo sus actividades rutinarias puede ser un factor de estrés adicional.

En todos los casos, durante largos periodos de confinamiento en casa, la psicóloga española Elena San Martín aconseja utilizar la tecnología para acercarnos a nuestros seres queridos, y evitar la sobreinformación. Para esto último, propone asignar un momento concreto del día para informarnos acerca de lo que está sucediendo, en vez de estar consumiendo noticias durante todo el día.

Además de escoger cuánta información recibimos, también es clave seleccionar qué consumimos y, sobre todo, qué compartimos. Todos podemos ayudar a propagar el virus del miedo o a generar esperanza e, incluso, a proponer soluciones.

San Martín también considera importante enfrentar la situación en modo positivo, pensando que, al estar en casa, estamos haciéndole bien tanto a nosotros como a la sociedad. Al igual que para el teletrabajo, establecer una rutina y realizar actividad física también ayuda a sobrellevar el confinamiento.

Los niños, al igual que los adultos, necesitan seguir una rutina estricta. Explicarles claramente lo que sucede, pero también exaltar el lado positivo de la situación. La posibilidad de compartir más en familia y activar la imaginación son algunos efectos insospechados de la pandemia. En redes sociales, existen padres que han salido al rescate de sus pares, haciendo juegos fáciles e ingeniosos que cualquiera puede replicar.

Mientras el Covid-19 nos impone el «distanciamiento social», la cuarentena nos acerca a nuestra familia y, paradójicamente, a pensar fuera de la caja. Esa, al menos, es una buena noticia.